Wydział Organizacyjny

Wydział  Organizacyjny .

 

    Do zadań Wydziału Organizacyjnego należy w szczególności:

 

     I.    Z  zakresu  spraw  organizacyjnych:

1. Przyjmowanie skarg i wniosków obywateli oraz nadzór nad ich rozpatrywaniem.

2. Prowadzenie rejestru skarg i wniosków.

3. Przyjmowanie i rejestracja korespondencji wpływającej do Urzędu oraz przekazywanie jej do wydziałów po dekretacji Burmistrza, jak również wysyłanie korespondencji Urzędu.

4. Prowadzenie archiwum Urzędu  zgodnie  z  obowiązującymi  w  tym  zakresie  wymogami oraz nadzór  nad terminowym i prawidłowym przekazywaniem akt do archiwum.

5. Obsługa techniczna organizowanych narad (w tym z udziałem kierowników wydziałów, kierowników gminnych jednostek organizacyjnych), konferencji, spotkań, wizyt itp.

6. Prowadzenie rejestrów spraw zgodnie z instrukcją kancelaryjną w zakresie właściwości, zapewnienie sprawnego obiegu dokumentów i korespondencji oraz ich ewidencjonowanie.

7. Prowadzenie zbiorów aktów prawa miejscowego –  uchwał  Rady Miejskiej i zarządzeń Burmistrza oraz udostępnianie ich do wglądu zainteresowanym.

8. Wywieszanie na tablicy ogłoszeń pism urzędowych kierowanych do publicznej wiadomości, w tym wzorów formularzy  i pism o obowiązujących procedurach administracyjnych.

9. Współudział przy realizacji zadań związanych z przeprowadzeniem spisów ludności oraz spisów rolnych.

10. Prowadzenie spraw związanych z odznaczeniami radnych, mieszkańców Gminy oraz pracowników Urzędu.

11. Zamawianie pieczęci oraz prowadzenie ich ewidencji.

12. Dokonywanie zamówień zgodnie z ustawą o zamówieniach publicznych z zakresu  właściwości  Wydziału.

13. Zapewnienie  utrzymania  czystości  pomieszczeń Urzędu i jego otoczenia.

14. Współdziałanie, współpraca i przygotowywanie różnych informacji i analiz dla: Urzędu Marszałkowskiego, Opolskiego Urzędu Wojewódzkiego, Starostwa Powiatowego, Urzędu Statystycznego, Związków Gmin i Stowarzyszeń do których przynależy Gmina, Związku Miasteczek w Polsce  itp.

15. Przygotowywanie projektów regulaminów i  instrukcji  z  zakresu zadań  Wydziału.

16. Udzielanie informacji o działalności Gminy i Urzędu dla młodzieży szkolnej i studentów.

17. Sprawowanie obsługi biurowej i sekretarskiej Burmistrza i Sekretarza Miasta.

18. Wykonywanie czynności związanych z reprezentacyjną funkcją Urzędu.

19. Gospodarowanie środkami rzeczowymi, materiałami biurowymi i drukami.

20. Zlecanie ogłoszeń prasowych  z zakresu właściwości Wydziału.

21. Prenumerata publikatorów, aktów prawnych i czasopism dla Urzędu.

                                                                                                                                                              II.  Z  zakresu  spraw  kadrowych:

 

1. Prowadzenie ewidencji przyjęć do pracy i zwolnień pracowników Urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych Gminy, a także procedury naboru na wolne stanowiska urzędnicze.

2. Dokumentowanie przyjęć do pracy i zwolnień stosownie do potrzeb Urzędu.

3. Dokonywanie wstępnej akceptacji przydatności kandydata do pracy.

4. Kompletowanie dokumentacji niezbędnej do nawiązania z przyszłym pracownikiem  stosunku pracy (kwestionariusz osobowy, skierowanie na profilaktyczne badania wstępne, dokumenty potwierdzające  wykształcenie, świadectwa pracy oraz dokumenty potwierdzające prawo do świadczeń pracowniczych, kierowanie na przeszkolenia w zakresie BHP i inne formalności  wynikające z obowiązku realizacji ustawy o zatrudnieniu i bezrobociu).

5. Występowanie z zapytaniem o karalność przed zatrudnieniem na stanowisku kierowniczym związanym z odpowiedzialnością materialną, do Centralnego Rejestru Skazanych.

6. Sporządzanie umów o pracę oraz dokumentowanie innych form zatrudnienia.

7. Dopełnianie formalności wynikających z kodeksu pracy i regulaminu pracy Urzędu wobec nowo zatrudnionego pracownika (zapoznanie z regulaminem pracy, regulaminem organizacyjnym, statutem, zasadami wynagradzania, zapoznanie  z ustawą o ochronie danych osobowych i ochronie informacji niejawnych).

8. Sporządzanie zakresów czynności dla kadry kierowniczej.

9. Prowadzenie akt osobowych pracowników Urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych gminy, kompletowanie oświadczeń majątkowych osób zobowiązanych do ich składania.

10. Przestrzeganie praw wglądu do akt osobowych oraz zapewnienie  bezpieczeństwa informacjom  osobowym  podlegających  ochronie  i  tajemnicy,  zgodnie  z zasadą nienaruszalności praw osobistych.

11. Prowadzenie listy obecności w pracy.

12. Prowadzenie spraw pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, w zakresie:

a. Urlopów: wypoczynkowych, bezpłatnych, wychowawczych, macierzyńskich.

b. Absencji chorobowych i  innych zwolnień od pracy.

c. Nagród jubileuszowych i innych nagród.

d. Dodatków za wieloletnią pracę.

e. Odpraw emerytalnych, rentowych, pośmiertnych.

13. Kompletowanie niezbędnych dokumentów dla sporządzenia wniosków  emerytalnych  i  rentowych pracowników Urzędu oraz kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.

14. Współdziałanie z Burmistrzem i Skarbnikiem w kształtowaniu polityki płac w Urzędzie.

15. Współdziałanie z przełożonymi w realizacji polityki  kadrowej  oraz  kształtowaniu  motywacji do pracy.

16. Opracowywanie planów podnoszenia  kwalifikacji  pracowników   w  różnych formach kształcenia i dokształcania, określanie potrzeb w tym zakresie oraz prowadzenie dokumentacji z zakresu tych  spraw.

17. Wydawanie pracownikom Urzędu  oraz  kierownikom  gminnych  jednostek  organizacyjnych niezbędnych zaświadczeń z pracy, opinii, referencji.

18. Wykonywanie czynności wynikających z obowiązku pracodawcy w zakresie ochrony pracownika (kierowanie pracowników na badania profilaktyczne okresowe, kontrolne, przenoszenie do innej pracy zgodnie z zaleceniami lekarza).

19. Prowadzenie ewidencji czasu pracy w postaci miesięcznych kart wraz z jego rozliczaniem.

20. Prowadzenie książek :

a. Wyjść służbowych.

b. Wyjść prywatnych.

c. Pracy poza godzinami pracy Urzędu.

d. Pracy w niedziele i święta i dni dodatkowo wolne od pracy.

21. Prowadzenie rejestru zwolnień lekarskich.

22. Dokonywanie analiz o sytuacji kadrowej i wykorzystaniu czasu pracy.

23. Prowadzenie i ewidencjonowanie spraw z zakresu wyróżnień, nagród i kar.

24. Prowadzenie spraw z zakresu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.

25. Sporządzanie umów o używanie prywatnych pojazdów pracowników do celów służbowych.

26. Przygotowywanie zleceń i umów  cywilnoprawnych  na wykonywanie  określonych prac  na rzecz  Urzędu  przez  osoby fizyczne nie prowadzące  działalności gospodarczej.

27. Prowadzenie ewidencji pracowników podlegających obowiązkowi obrony RP.

28. Wydawanie legitymacji służbowych i ubezpieczeniowych pracownikom.

29. Prowadzenie ewidencji emerytów i rencistów – byłych  pracowników Urzędu  i  kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.

30. Sporządzanie planów urlopów i czuwanie nad ich prawidłową i terminową realizacją,

31. Sporządzanie sprawozdań o zatrudnieniu.

32. Współdziałanie z Powiatowym Urzędem Pracy w zakresie organizowania:

       a. Robót publicznych.

       b. Prac interwencyjnych.

       c. Zatrudniania w ramach umów absolwenckich.

       d. Stażów dla absolwentów.

       e. Wspierania i inicjowania innych form aktywizacji zawodowej osób poszukujących pracy.

 33. Przygotowywanie projektów zarządzeń Burmistrza w sprawach objętych zakresem czynności  w  sprawach związanych z kadrami.

 

III. Z  zakresu  spraw  płacowych.

1. Prowadzenie kart wynagrodzeń pracowników.

2. Sporządzanie   list   płac   pracowników  i  z  tytułu  zawartych umów - zlecenie  i   umów  o dzieło,  list prowizji  i  ryczałtów sołtysów.

3. Sporządzanie informacji do Urzędu Skarbowego o dochodach pracowniczych.

4. Prowadzenie spraw związanych z  ubezpieczeniem pracowników.

5. Zgłaszanie i wyrejestrowywanie pracowników do ubezpiecz.  społecznego  i  zdrowotnego.

6. Rozliczanie składek z tytułu  ubezpieczeń , sporządzanie deklaracji rozliczeniowych  i  imiennych  do ZUS.

7. Wydawanie zaświadczeń o wynagrodzeniach do ustalenia kapitału początkowego pracowników.

8. Wystawianie zaświadczeń o wynagrodzeniach do ustalania emerytur i rent.

9. Sporządzanie zaświadczeń o wysokości zarobków.

10. Sporządzanie sprawozdań o wynagrodzeniach pracowniczych.

11. Przygotowywanie dokumentów do archiwum.

 

IV. Z  zakresu  spraw  samorządowych.

1. Organizacja i przygotowywanie sesji Rady oraz zabezpieczenia techniczno-organizacyjnego z tym związanego. Przygotowywanie projektów uchwał wynikających z działania stanowiska oraz protokołowanie sesji i przekazywanie do realizacji uchwał i wniosków Rady.

2. Przygotowywanie i organizowanie  posiedzeń Komisji, ich obsługa techniczno - organizacyjna oraz przekazywanie do realizacji ustaleń i wniosków Komisji.

3. Przygotowywanie informacji o działalności Burmistrza w okresie między sesjami.

4. Przyjmowanie wniosków radnych oraz nadawanie im biegu.

5. Przygotowywanie posiedzeń Kolegium Burmistrza, kompletowanie materiałów  z poszczególnych wydziałów oraz protokołowanie i przekazywanie do realizacji poleceń,  zarządzeń i postanowień Burmistrza.

6. Udzielanie pomocy organizacyjnej w działalności jednostek pomocniczych Gminy, obsługa techniczno – kancelaryjna wyborów sołtysów i rad sołeckich.

7. Obsługa organizacyjno – merytoryczna szkoleń i narad sołtysów.

8. Zapewnienie udziału opiekunów sołectw w zebraniach wiejskich i  nadzór  nad  sporządzaniem  protokółów z zebrań wiejskich.

9. Czuwanie nad terminowym załatwianiem interpelacji i wniosków radnych, uchwał Rady oraz Komisji i zebrań wiejskich.

10. Przygotowywanie pod względem techniczno – organizacyjnym wyborów: do Sejmu RP,  do   Senatu  RP,  Prezydenta RP,  do Sejmiku Województwa, do Rady Powiatu, Burmistrza,  do Rady  Miejskiej  oraz referendów  o zasięgu lokalnym.                                                                                 

11. Prowadzenie rejestru uchwał Rady i wniosków komisji Rady oraz interpelacji i wniosków  radnych.                                                                                                                                                                                                                                                                                                              V.    Z  zakresu  spraw  wojskowych                                                                                              

1. Przeprowadzanie  rejestracji  przedpoborowych,  do kwalifikacji wojskowej.                                             

2. Wzywanie do stawienia się przed Komisją Lekarską i Komisją mężczyzn zgodnie z listą i wykazem roczników starszych z Wojskowej Komendy Uzupełnień w Brzegu.                                                

3. Współdziałanie z wojewodą i starostą przy przeprowadzaniu kwalifikacji wojskowej, prowadzenie ewidencji gminnej w tym zakresie oraz pełnienie dyżuru w lokalu gdzie przeprowadzania jest kwalifikacja wojskowa.                                                                                                          

4. Prowadzenie ewidencji osób, które zgłosiły się do kwalifikacji wojskowej.                                     

5. Organizacja doręczeń kart do ćwiczeń wojskowych w trybie natychmiastowego stawiennictwa oraz do czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia ćwiczeń i wojny.                                 

6. Przygotowywanie decyzji i wezwań w sprawie przeznaczenia do wykonywania świadczeń na rzecz obrony.

                                                                                                                                                           VI.    Z  zakresu  obrony  cywilnej:

1. Planowanie działalności w zakresie realizacji zadań obrony cywilnej.

2. Powoływanie i utrzymywanie stanu osobowego formacji obrony cywilnej.

3. Przygotowanie i zapewnienie działania elementów systemu wykrywani i alarmowania.

4. Opracowanie i aktualizacja planu obrony cywilnej gminy oraz nadzór nad opracowaniem planów  obrony  cywilnej  instytucji,  podmiotów  gospodarczych  i  innych  jednostek  organizacyjnych.

5. Organizowanie i prowadzenie szkolenia formacji obrony cywilnej, a także szkolenia   w zakresie powszechnej samoobrony.

6. Przeprowadzanie ćwiczeń i treningów z obrony cywilnej i akcji kurierskiej.

7. Planowanie świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obrony cywilnej i klęsk żywiołowych.

8. Planowanie i realizacja zaopatrzenia w sprzęt i środki, a także zapewnienie odpowiednich warunków  przechowywania,  konserwacji  i  eksploatacji sprzętu oraz środków obrony cywilnej,

9. Prowadzenie  i   aktualizacja   planu  operacyjnego ochrony przed powodzią,  współpraca  w  tym  zakresie   ze  stanowiskiem ds.  geodezji  w  Urzędzie.

 

VII.    Z  zakresu  ochrony  przeciwpożarowej:

1. Prowadzenie analizy i oceny stanu ochrony przeciwpożarowej wraz z przedsięwzięciami zmniejszającymi zagrożenie pożarowe.

2. Realizacja budżetu przewidzianego na utrzymanie ochotniczych straży pożarnych i planowanie ich wyposażenia technicznego.

3. Prowadzenie inwestycji w zakresie budowy, rozbudowy i remontów remiz strażackich  oraz  zakupu i remontów sprzętu bojowego.

4. Szczegółowe rozliczanie paliw płynnych i olejów w poszczególnych jednostkach OSP, prowadzenie pełnej dokumentacji w tym zakresie.

5. Sprawowanie nadzoru nad wykorzystaniem obiektów i terenów ochotniczych straży pożarowych w Gminie.

 

VIII.    Z   zakresu  ochrony  informacji  niejawnych.

1. Wykonywanie zadań i realizowanie procedur wynikających  z ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych.

 

IX.    Z   zakresu  bhp.

1. Wykonywanie zadań wynikających z przepisów Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa higieny pracy.

 

X.   Z  zakresu Zarządzania  Kryzysowego  i  Spraw  Obronnych.

1. Wykonywanie  zadań  wynikających  z  ustawy  o  zarządzaniu  kryzysowym  w  zakresie  właściwości  Gminy,  a  w  szczególności  opracowywanie  planu reagowania  kryzysowego.  Realizacja  zadań  w  zakresie  spraw  obronnych,  ciążących  na  Gminie  z  tytułu  obowiązujących  w  tym  zakresie  aktów  prawnych. 

 XI. Z  zakresu  spraw  informatycznych i prowadzenia   Biuletynu  Informacji  Publicznej.

1. Zapewnienie sprawnego funkcjonowania systemu informatycznego w Urzędzie (sieć, sprzęt komputerowy,  urządzenia  peryferyjne  i.t.p.), a w szczególności:

     a. Stały nadzór nad funkcjonowaniem sieci informatycznej i dostępem internetowym, w celu zapewnienie ich sprawności.

     b. Zapewnienie sprawności technicznej sprzętu komputerowego i kopiującego.

     c. Prognozowanie rozwoju bazy informatycznej Urzędu, określanie potrzeb w tym zakresie w celu zapewnienia ciągłości i sprawności związanego z tym funkcjonowania Urzędu.

    d. Udzielanie niezbędnej pomocy pracownikom Urzędu w zakresie obsługi sprzętu                           

    e. Prowadzenie szczegółowej, na bieżąco aktualizowanej ewidencji sprzętu komputerowego uwzględniającej osoby odpowiedzialne za jego stan.

     f. Zapewnienie funkcjonowania  w Urzędzie  systemu  informatycznego-kancelaryjnego związanego z obiegiem dokumentów z uwzględnieniem wymogów instrukcji kancelaryjnej.

2. Administrowanie stronami Biuletynu Informacji Publicznej poprzez lokowanie na nich informacji i dokumentów zatwierdzonych do publikacji przez Sekretarza Miasta. Prowadzenie  dokumentacji B.I.P. zgodnie z zarządzeniem Burmistrza Otmuchowa.

3. Bieżąca aktualizacja Biuletynu.