Zadania  i  kompetencje Sekretarza  

    I. Sekretarz zastępuje Burmistrza w razie jego nieobecności we wszystkich sprawach dotyczących funkcjonowania  Urzędu  i  Gminy.

   II. Sekretarz wykonuje w imieniu Burmistrza funkcję kierownika administracyjnego Urzędu, a  w  szczególności :

1. Zapewnia sprawne funkcjonowanie Urzędu.

2. Inicjuje, opracowuje oraz aktualizuje Statut Gminy i Regulamin Organizacyjny Urzędu  wraz z towarzyszącymi zarządzeniami wewnętrznymi.

3. Sprawuje nadzór nad organizacją pracy Urzędu i koordynuje działania poszczególnych wydziałów.

4. Nadzoruje rzetelność i terminowość załatwiania spraw.

5. Organizuje, nadzoruje i sprawuje kontrolę wewnętrzną w Urzędzie.

6. Nadzoruje obsługę i przygotowanie tematyki posiedzeń Rady Miejskiej, Komisji Rady, Kolegium Burmistrza oraz sprawną realizację podjętych uchwał.

7. Rozstrzyga spory kompetencyjne między wydziałami.

8. Usprawnia pracę w Urzędzie,  wdraża nowe metody pracy,  zasady  i  techniki.

9. Wykonuje zadania związane z zapewnieniem zgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych i czuwa nad ich bezpieczeństwem.

10. Zapewnia przez Urząd prawidłową obsługę obywateli oraz stwarza właściwe  warunki pracy pracownikom Urzędu.

11. Uzupełnia zbiory niezbędnych aktów normatywnych oraz wydawnictw zawierających opinie, orzeczenia i wytyczne do aktów prawnych.

12. Zapewnia zgodność działania Urzędu z obowiązującymi przepisami prawa.

13. Organizuje wybory prezydenckie, parlamentarne, samorządowe, referenda ogólnokrajowe i lokalne oraz wybory ławników do sądu.

14. Nadzoruje opracowywanie przez Kierowników wydziałów zakresów czynności dla pracowników wydziałów.

15. Czuwa nad prawidłowym funkcjonowaniem posiadanego oprogramowania informatycznego oraz jego uaktualnianiem  związanym  ze zmianami przepisów prawnych.

16. Dba o sprzęt informatyczny w Urzędzie oraz jego rozwój, określa potrzeby, a także nadzoruje archiwizacje danych.

17. Organizuje szkolenia dotyczące obsługi sprzętu komputerowego oraz eksploatacji systemów komputerowych.

18. Nadzoruje i odpowiada za przestrzeganie w Urzędzie przepisów ustawy  o ochronie danych osobowych i ustawy o ochronie informacji niejawnych.

19. Nadzoruje konserwację sprzętu i urządzeń będących w dyspozycji Urzędu.

20. Planuje koszty utrzymania Urzędu w oparciu o kwartalne sprawozdania i rozliczenia przy gotowywane  przez  Wydział  Finansowy.

21. Sprawuje nadzór nad właściwym wydawaniem środków finansowych na materiały biurowe, środki czystości, sprzęt.

22. Podpisuje pisma i decyzje w granicach udzielonego przez Burmistrza upoważnienia.

23. Nadzoruje utrzymanie czystości pomieszczeń Urzędu i jego otoczenia.

24. Współpracuje  z  Radą  Miejską   współdziałając  w  tym zakresie z  pracownikiem  Wydziału  Organizacyjnego obsługującym  Radę.

25. Systematycznie uzupełnia zbiory aktów normatywnych, nadzoruje prowadzenie zbiorów aktów prawa miejscowego i udostępnia je do wglądu zainteresowanym,

26. Współpracuje z sąsiednimi gminami.

27. Przyjmuje ustne oświadczenia ostatniej woli spadkodawców.

28. Prowadzi   sprawy   jednoosobowych   spółek   prawa  handlowego Gminy Otmuchów.

29. Wykonuje inne czynności powierzone przez Burmistrza.